• 一言で言うと、浦島太郎状態。共有のサーバーがなく、社員個々人のパソコンで作業が行われ、出先で早急に見積もりが必要な時、職場にいる社員がわざわざその外出先にいる社員のパソコンまで移動、操作を行っていた 。

• オンライン商談ではノートパソコンを用いており、小さな画面のためプレゼンを行う人数に限りがあった 。

• 残業は当たり前だった。目の前の仕事をこなすことで精いっぱいで、自ら情報収集をする余裕がなかった 。

• 共有サーバーの導入。会計データなどの重要なデータも保存できるようにアクセス権限のフォルダも設置 。

• セキュリティゲートも同時に導入 。

• 外出先でも受信FAXを確認できるように受信FAX整理ソフトを導入 。

• プロジェクターを導入し、オンライン商談や会議で活用 。

• 外出先でも見積りを確認できるようになり、社内を歩き回って営業中の社員とそのパソコンを仲介する必要がなくなった。業務の10分の7を占めていたこの営業のサポート業務がほとんど不要になり、5人体制でぎりぎりだったのが、3人で余裕を持ち仕事を回せるようになった 。

• 出社日の9割は定時で帰れるようになった 。

• 業務に余裕が生まれることにより社内の雰囲気が良くなった 。

• セミナーなどの自己啓発に時間を充てられるようになった 。

• アクセス権限のフォルダにより重要なデータもサーバー上で管理できるようになり、これまで必ず出社しなければならなかった社員もリモートで仕事ができるようになった 。

• 商談の際、映像もスムーズに動き、大画面で行えるため、臨場感や効率がアップし、営業がしやすくなった 。

【課題】
社内ではこれまでの仕組みを変える必要があるのか、あえて費用を投じる必要があるのかといった声もあった 。

【対応】
補助金が交付されるということで導入のハードルが下がり、説得することができた 。